Teringat masa tahun 2001-2004, awal-awal dulu ap perlu mohon secara manual. Ni zaman buat ap dari rumah. Perlu isi borang JK69. Borang tu pula kena tulis dengan penuh berhati-hati supaya tiada satu pun yang silap. Jika tersilap tulis, jawabnya kena isilah borang baru.
Maka yang jadi mangsa kena tulis masa tu sorang staff ni. Dialah Admin dialah Manager. Dapat pula boss yang agak cerewet… maklumlah dia yang kena berdepan dengan pegawai authority…
Tanya sekali, ok lagi, tanya dua kali, tone dah lain sikit…tanya kali ketiga keempat… hmm, pandangan mata dia yang jawab dulu…. jadi pandai-pandai ler fikir sendiri….bak kata nabil “lu fikirlah sendiri…sorry boss, zaman tu you are so cute that way hehe. Apapun dialah boss dan dialah juga partner 24 jam, siang dan malam 😊. Banyak lah juga “staf” tu belajar bab-bab teknikal hingga jadi macam ni sekarang ni…😉.
Itu cerita masa tu. Sekitar tahun 2004-2008, kami upgrade sikit cara kerja. Bila ap dah semakin banyak, dah mula fikirkan pembaharuan. Mesti ada cara yang lebih baik untuk cepatkan proses. Lagipun masa tu dah ada beberapa orang staff yang boleh sama-sama fikir untuk buat perubahan.
Maka daripada tulis cara manual, bertukar guna printer dot matrix. Maka senanglah sikit kerja staff yang bertugas masa tu. Tukar jer maklumat kat pc kemudian print guna template yang sama. Tak perlulah terkial-kial lagi tulis tangan berkali-kali. Jadi kerja lebih efisien. Selesai satu masalah.
Itu bab ap. Bab HR juga mula ada perubahan. Bermula daripada bayar gaji guna buku cek, kami mula bayar secara online. Terima kasih kepada RHB yang perkenalkan cash management yang sangat efficient dan cost effective untuk kami yang mempunyai staff tak sampai 20 orang waktu itu. Maka kerja HR dan kerja-kerja akaun juga lebih teratur.
Kemudian bermula 2009 hinggalah sekarang, revolusi 4.0 bermula. Sirim juga telah mula perkenalkan e-permit system. Ap semuanya boleh dipohon secara online. Jadi kemahiran baru pula perlu ada untuk gunakan e-permit. Proses semakin cepat dan pantas. Cara kerja juga mula berubah. Perkhidmatan kami juga sudah bertambah yang menguruskan permit dan persijilan daripada pelbagai agensi. Ada tim baru yang khusus untuk satu-satu tugasan. Ada pelbagai “e” perlu diakses e-comm dan segala macam e lagi yang perlu digunakan. Secara tak langsung berlakulah revolusi digital.
Walaupun ap boleh dibuat secara online namun, tetap perlukan kemahiran dan kepakaran khusus untuk lakukannya. Ramai juga pelanggan sedia ada kami tiada kemahiran tersebut. Jadi kami perlu cepat belajar dan berubah cara kerja mengikut keperluan semasa demi memenuhi kehendak pelanggan dan juga pihak berwajib.
Jika staff sama yang buat tetapi masih berfikir cara lama dan tidak bersedia untuk menggunakan sistem baru tersebut maka kemahiran lama mereka tidak dapat diguna pakai lagi sebab tidak relevan dengan peredaran semasa. Sudah lapuk. Jadi perubahan demi perubahan sangat penting dalam satu-satu organisasi untuk terus relevan.
Q4 2019 dan seterusnya…untuk mantapkan lagi pengurusan dalaman dan mendepani cabaran baru, maka sistem baru lagi akan mula digunakan walaupun masih lagi dalam fasa revolusi industri 4.0.
Ini juga hasil daripada sesi brainstorming, hasil daripada usaha menggali dan mencari root cause. Semuanya untuk penambahbaikan dalam kekangan yang ada…
Moga Allah permudahkan…
#embracechange
#mySTRH
(Reshare catatan 2019)
